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5分鐘帶你認識公司秘書

2021-07-10

私人秘書,大家在日常中應該都會經常聽到。但你又知唔知,公司其實都有一個職位是公司秘書 (Company Secretary, Com sec)。究竟公司秘書是甚麼?是否一定要有公司秘書?現在就跟大家一起探討。

公司秘書做甚麼?

公司秘書是資本市場中的一個法定職位 (Statutory Duty),角色如執行董事之一,協助企業有效率的管治,協調和幫助各部門遵守當地公司法規,及向董事會提供法定要求的訊息。公司秘書於商業社會中為良好管治的思想核心,於公司董事決策或討論業務發展時提供專業協助。

公司秘書不可或缺

根據《公司條例》(第622章)中有列明,所有的有限公司都需要一個公司秘書,否則可被罰款最高港幣100,000,如果持續沒有公司秘書一職,每一日可另各處罰款港幣2,000。為避免誤墜法網,所以一定要找一個儘責的公司秘書。

誰都可以做公司秘書?

《公司條例》中沒有規定公司秘書要有學歷要求或專業資格,只要以下條件就可以︰

  1. 須通常居於香港的自然人;或
  2. 註冊辦事處或須營業地點在香港的公司。

所以就算你是董事之一,其實自己都可以身兼公司秘書,除非公司只有你一名董事。

公司秘書職責

上市公司的公司秘書由於職責太多,所以我們主要探討中小企的公司秘書的主要職責︰

  1. 成立公司﹙關於成立公司的程序可以細讀「帶你認識更多有限公司的特點(TBC)」﹚;
  2. 準備和呈交文件予政府部門﹙我們稍後會探討有甚麼常見的文件﹚;和
  3. 對重要控制人的盡職調查

常見要遞交的文件

公司秘書其中一個最重要的職責就是準時遞交文件去公司註冊處,以下就為大家介紹常見的文件︰

A. 周年申報表(NAR1)

周年申報表﹙表格和樣本可參考註1﹚是每年都要有限公司自己主動遞交的文件予公司註冊處。周年申報表中要填報董事,股東和公司秘書的資料(姓名、住址和身份證號碼等等)和公司的基本資料(公司名、通訊地址和股份分配數量等等)。遞交周年申報表時要付登記費用如下︰

遞交表格時間
費用(港元)
公司成立周年日42日內
105
公司成立周年日43日至3個月
870
公司成立周年日超過3個月至6個月
1,740
公司成立周年日超過6個月至9個月
2,610
公司成立周年日超過9個月
3,480

大家會發現當周年申報表愈遲遞交,所需要的登記費用就會大幅增加,所以準時遞交周年申報表,絕對可以減低無必要的成本。

B. 更改公司秘書及董事通知書 (委任╱停任) (ND2A)

ND2A是用來公司委任新的公司秘書及董事或停任現有的公司秘書及董事時就遞交此文件,此表格可同時委任和停任遞交公司秘書或董事,另外在遞交ND2A予公司註冊處時沒有任何收費。

1. 委任新的公司秘書或董事

填寫新任公司秘書或董事的資料 (如:名稱、地址、證件號碼和委任日期)

2. 停任公司秘書或董事

填寫停任公司秘書或董事的資料 (如:名稱、證件號碼和委任日期)
公司解僱秘書或董事

C. 公司秘書及董事辭職通知書(ND4)

ND4是用給現任的公司秘書及董事自行辭職,填寫停任公司秘書或董事的資料 (如:名稱、證件號碼和委任日期),在遞交ND4予公司註冊處時沒有任何收費。

總結

中小企的公司秘書日常工作並不複雜,就算是日常中要遞交的文件都易於填寫,但身為公司秘書一定要十分儘責,必須儘時呈交文件避開不必要的罰款。所以當選擇公司秘書服務時,最好找一間領有《信託或公司服務提供者牌照》的秘書服務公司去當自己的公司秘書,因為有牌照的可以更顯出秘書服務公司的盡責和熟悉公司法例。

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註1周年申報表

表格︰https://www.cr.gov.hk/tc/companies_ordinance/docs/NAR1_fillable.pdf?formref=COR-F003

樣本︰https://www.cr.gov.hk/tc/companies_ordinance/docs/NAR1(private)_Specimen-c.pdf

註2更改公司秘書及董事通知書 (委任╱停任)

表格︰https://www.cr.gov.hk/tc/companies_ordinance/docs/ND2A_fillable.pdf

樣本︰https://www.cr.gov.hk/tc/companies_ordinance/docs/ND2A_Specimen-c.pdf

註3公司秘書及董事辭職通知書

表格︰https://www.cr.gov.hk/tc/companies_ordinance/docs/ND4_fillable.pdf

樣本︰https://www.cr.gov.hk/tc/companies_ordinance/docs/ND4_Specimen-c.pdf

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